賃貸事業者にとって賃貸管理システムは、単なる賃貸管理業務効率化のツールとして利用するだけではなく、経営を支える IT基盤強化の手段として重要な役割を担うものです。今回、不動産管理システム利用者を対象とした調査から、賃貸管理システム利用者が抱える現在のシステムに対する不満点や、不動産管理システムで重視するポイントが浮かび上がりました。それらを踏まえ、賃貸管理システム選定にあたってどのような点に注意すべきなのかを紐解いていきます。

賃貸管理システムを導入する際に、システムを新規開発するのか、もしくは既製のパッケージを導入するのか、それぞれのメリットやデメリットを理解した上で検討することが重要です。
 
新規開発する場合は、自社の業務を棚卸し、要件を明確にしながら開発を進めるため、自社の業務に適したシステムが実現できます。一方パッケージを採用した場合、メリットとして賃貸管理業務の機能が網羅的に実装されていることが挙げられます。ただし、どうしてもパッケージの機能だけでは自社業務をカバーしきれないというデメリットもあります。その場合、カスタマイズを検討するケースも多いのではないでしょうか。
 
実際には、業務効率化に向けて賃貸管理システムのカスタマイズを行いたいにも関わらず、なかなかカスタマイズができず、不満を抱えながら運用している利用者が多いのです。カスタマイズは業務への最適化を実現できるメリットがありますが、注意すべき点もあります。一つ目は、カスタマイズを行うと、システムの権利は製品提供元ではなく、カスタマイズを実施した企業が責任をもつことになる点。二つ目は、OSへのバージョンアップやパッケージのアップグレードなど、パッケージ製品だからこそ受けることができる恩恵が受けられなくなる点です。

賃貸管理システムの選定にあたっては、

• 現在何が問題になっているかを整理する。
• 改善の優先順位を明確にする。
• どこまでを実現するのか、事前にすり合わせを行う。

というステップを踏み、賃貸管理システム導入で実現したいことを
明確にしておくことが重要です。

	パッケージ	新規開発
メリット	導入実績があるため標準機能を利用するにあたりサービスレベルが安定している。	自社の業務に合わせて自由に作ることができる。 機能の拡張性が優れている。
デメリット	業務に合わせるにあたってカスタマイズが必要になる場合がある。 カスタマイズをすると、バージョンアップの対応が必要になる。	業務に合わせるにあたってカスタマイズが必要になる場合がある。 拡張しすぎると、システムが煩雑になる。

賃貸管理システムを導入する視点として業務推進支援の他に、データ分析があげられます。経営戦略を立てるためにデータ分析は重要ですが、それらに必要なデータは、物件収支、契約状況、予算・実績管理、修繕発生状況など多岐にわたります。システムを使いこなすことで、蓄積された情報の活用は可能ですが、本来の業務がある中で、なかなか時間を割けないのも事実です。
 
システムから抽出したデータの加工や、抽出条件の設定を都度変更する必要があると業務への負荷は大きくなります。利用する担当者や業務ごとに自由に抽出項目を変更でき、定期的に作成するレポートフォーマットをテンプレート化できれば、業務負荷も軽減し、抽出した情報のデータ分析そのものに時間を費やすことが可能になるでしょう。

賃貸管理システムは、単体として活用することでもメリットは得られますが、他のシステムと連携することで、より大きなメリットを生み出すことが可能です。影響の大きい連携としては、ポータルシステムとの連携や会計システムとの連携が挙げられます。

１．ポータルシステムとの連携によるメリット
ポータルシステムとの連携は、業務の効率化だけではなく、昨今話題になっているおとり広告の防止にもつながります。おとり広告は、データ管理の一元管理ができておらず、掲載元の運用上の問題で、意図せず物件情報が掲載され続けることが原因の一つにもなっています。募集や退去に伴う物件情報の掲載管理を、自社サイトおよび各ポータルサイトを含めた一元管理にすることで、入力管理の手間削減とともに、漏れやミスの防止につながります。

２．会計システムとの連携によるメリット
賃貸管理システム側の登録と、会計システム側の登録との重複登録が発生すると、大きな時間ロスになります。システム連携ができていると、業務システム側では仕訳を意識することなく、通常の情報を入力する感覚で、管理会計も可能な情報を付加した仕訳情報を作成・連携できます。これにより、業務担当者の情報を元に、経理担当者が会計伝票を作成する手間を省きます。

上記以外にも賃貸管理だけではなく、分譲管理や仲介管理も行っている総合不動産業の場合は、アプリケーションサーバやデータベースサーバなどを共通で利用することによるメリットもあるでしょう。その場合は、各システム間を連携させるための拡張対応が可能か確認しておくことが必要でしょう。

このようなシステム連携を進める際には、システムベンダーのサポートが必要となります。連携の必要性可否の判断や、業務で活用できるシステム連携にするためには、不動産業界ならではの仕組みや業務フローを理解しているシステムベンダーを選定することがお勧めです。

賃貸管理システムを導入する上で、どうしても気になるのが運用費ではないでしょうか。初期費用は抑えられても、実際には運用費が高くつき、全体で見るとコスト高になってしまうケースもあります。イニシャルコストだけでみると新規開発とパッケージでは、新規開発の方が高くなるでしょう。しかしパッケージシステムを利用した場合は、カスタマイズに対して都度費用が発生するため、意外と運用費が発生している場合もあります。また、カスタマイズで対応しなかった場合には、人的工数が発生し、目に見えない間接費用がかかる点も見過ごせないポイントです。

	パッケージ	新規開発
メリット	初期費用/月額費用ともに抑えることが可能。	運用費を抑えることも可能。
デメリット	カスタマイズすることで運用費が高くなることがある	初期費用が高くなる。

これらを加味した場合、選定のために検討すべきポイントはどのような点でしょうか。

サービス提供元およびシステムベンダーの不動産賃貸業務への理解度

今回の調査レポートであがっている問題の背景には、パッケージを導入している企業の多くが

• 要件を明確にすることができない。
• 運用を始めてからカスタマイズ要望がでてくる。
• 必要な分析レポートの作成に手間がかかる。

という現状が浮かび上がってきました。

製品の選定を進めるにあたり、システム運用に携わる担当者の全ての問題を把握することは、なかなか難しいかもしれません。運用担当者自身が現在の問題に気付いていないケースもあるでしょう。また各システムの連携が必要となる賃貸管理システムにおいて、関連するシステムまで横断して問題を把握するには、かなり工数がかかります。

このような点からも、
不動産業務に精通し、経験のあるパートナーの選定が不動産賃貸管理システム活用に向けて重要になるでしょう。現在の業務における問題の整理から、今まで見えていなかった問題点まで、今までの経験則から提案してもらうことが可能です。

賃貸管理システムを賃貸管理業務推進の単なるツールとしてだけではなく、「戦略的IT基盤の構築に向けた一歩」
と考え、一緒に取り組める業務に精通したパートナーが、最も必要なのかもしれません。

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