都築電気株式会社

施設予約管理システム KitFit施設予約 お客様の声

KitFit施設予約は施設運営者様
予約業務ご担当者様の声から誕生したソリューションです。

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○ 導入事例・お客様の声

新宿NSビル株式会社 様
KitFit施設予約 新宿NSビル様導入事例 KitFit施設予約 新宿NSビル様導入事例

新宿NSビル 業務部の菅谷範之氏(写真中央)に、『KitFit施設予約』を導入した経緯と評価について詳しく聞きました


KitFit施設予約 新宿NSビル様導入事例

(写真左:都築電気 野木。写真右:都築電気 多田)

(新宿NSビルについて)

新宿NSビル
「ビルの格式、知名度は
新宿でも屈指」
新宿NSビルは、日本生命と住友不動産をオーナーとする、新宿の高層ビルです。竣工は1982年。ビル内は、オフィス、店舗、貸ホール・貸会議室の3エリアで構成されています。
※ 会議室、イベントホールの内訳
種別 部屋数 広さ
イベントホール 3
(更に
分割可)
550坪、216坪、34坪
カンファレンスルーム 10 19坪~129坪
会議室 14 18坪~41坪
公開空地 1 460坪

■ 新宿NSビルでの『KitFit施設予約』の活用状況

新宿NSビル 会議室

― 新宿NSビルでは、『KitFit施設予約』をどのように活用していますか。

新宿NSビルでは、『KitFit施設予約』を使って、会議室やイベントホールの予約、見積もり、請求などの管理を行っています。

具体的には、「予約、見積もり、申し込み、精算(請求)、売掛管理など施設予約の基本業務」、「ケータリングなどの買掛管理」、「備品管理」、「各種分析」を行っています。

各部屋の予約状況は、24インチの大型ディスプレイに、まるで手書きの予約管理台帳を広げるかのように映し出すことができるので、とても見易いです。

施設予約画面

新宿NSビルには、繁忙期には一日100件のお問い合わせ電話がかかってきます。

  ■ 「○月○日は空いていますか?」

  ■ 「先日予約した部屋を変更したいのですが」

  ■ 「○○号室の部屋を仮押さえさせてください」

これらのお問い合わせには、『KitFit施設予約』の画面を見ながらお答えしています。
施設予約を利用した人_1

こちらの女性社員は入社してまだ一週間ですが、『KitFit施設予約』を使って業務をこなしています。

施設予約を利用した人_2

■ 新宿NSビルが『KitFit施設予約』を導入することになった経緯

― 新宿NSビルが、『KitFit施設予約』を導入することになった経緯を教えてください。

新宿NSビルは、1982年に竣工して以来、オフィスや店舗、イベントホールの賃貸事業をメインに現在に至りますが、10年ほど前から、会議室需要の増加に応える形で貸し会議室・カンファレンス事業にも注力し始めました。

会議室やホールの管理は、最初は予約管理台帳(ノート)を使って行っていましたが、その後、事業が拡大するにつれ、手書きでは対応しきれなくなったので、2005年に、ビルオーナーの情報システム部が開発した、会議室管理システムを導入しました。

しかし、そのシステムが、諸般の事情により継続使用が難しくなったので、別システムへの乗り換えることを決定。その後、候補製品を挙げて、比較検討を開始しました。これが2011年の年末のことです。

候補に挙がった製品(ソリューション)は、「グループ会社による開発製品」、「コンサルティング会社が開発したホテル向け製品」、そして都築電気の『KitFit施設予約』の3つでした。

■ 候補製品を比較検討したときの比較条件(目のつけどころ)

― それら3製品を比較検討したときの、「求めた要件」、「比較するときの目のつけどころ」を教えてください。

新たに導入する施設予約管理システムに求めた要件は、次のとおりです。

施設予約管理システムに求めた要件1「以前のシステムで可能だったことが、引き続き全て可能であること 」
以前、使っていたシステムでできたことは、新システムでも、すべて引き続き可能であることを求めました。

予約管理システムに求めた要件2「操作が簡単であること(できれば従来システムとほぼ同じであること)」
新規システム導入に伴う教育コスト(=操作方法の覚え直し)は最小限に抑えたいと考えました。その意味では、基本的な画面や操作感、操作方法はできるだけ以前のシステムと同じようであることが望ましいといいました。

予約管理システムに求めた要件3「動作が高速であること」
会議室やホールの予約受付では、お客様から電話を受けながら、同時にシステムを操作して各部屋の予約状況を調べ、その場で回答します。このときシステムの動作が遅いと、お客様をお待たせすることになり良くありません。新たに導入するシステムには「さくさく高速に動くこと」を求めました。

予約管理システムに求めた要件4「データ保全の信頼性が高いこと」
会議室の予約データは、「失ってはならないデータ」、「万がいち失ったとしても直ちに復旧しなければならないデータ」です。新たに導入するシステムには、「予約データの保存の信頼性が高いこと」、「バックアップ体制が十分であること」を求めました。

予約管理システムに求めた要件5「費用対効果が高いこと」
これら要件1.~4.をすべて満たした上で、かつ低価格であることを求めました。

以上の要件を元に3製品を比較したところ、『KitFit施設予約』が、新宿NSビルの求める要件を最も良く満たしていました。特に「セミオーダーメイド」という仕様は、手組み開発の柔軟性と、パッケージ製品の低価格という、両方の長所をバランス良く盛り込んでおり、私たちの求める要望(特に要件1と2)に良く適していました。

2012年9月に『KitFit施設予約』の導入を決定。その後、設計、構築、ユーザー教育、従来システムとの並行稼働などのプロセスを経て、2013年4月より、『KitFit施設予約』の単独での本稼働を開始しました。

今では、KitFit施設予約は、社員みんなが使う大切なシステムになっています。

■ 都築電気に依頼したカスタマイズの内容

実際、『KitFit施設予約』を導入するにあたっては、これまでの運用を変えないですむよう、当社の要望に沿って様々なカスタマイズを依頼しました。


― 具体的にはどのようなカスタマイズを依頼したのですか。


『KitFit施設予約』を導入する前に依頼したカスタマイズ項目は、大きくは次の4点です。

施設予約画面一部アップの様子 カスタマイズ1「表示時間区分の変更」
新宿NSビルで、部屋を貸すときは、時間区分の、「午前中」「午後」「夜」の3つだけです。しかし『KitFit施設予約』の初期状態では、時間区分は「30分ごと」でした。このままでは、区切りが細かすぎて運用が面倒です。
これを、「AM(午前)」「PM(午後)」「EV(夜間:evening)」という3区分に変更してもらいました。



カスタマイズ2「帳票を従来の形式に合わせる」
見積書、請求書など帳票の書式は、極力、変更したくありませんでした。たとえば当ビルでは、書類を郵送する場合は、「小窓付き封筒」を使っています。これは書類に書いてある会社名や住所が封筒の透明な小窓から透けて見え、それが郵便物の宛先として機能するような封筒のことですが、この場合、書類上の住所や会社名の位置は、封筒の透明小窓の位置にピタリと合わなければいけません。
『KitFit施設予約』で出力する帳票は、そうした「住所・社名の印字場所」に至るまで、記載位置や書式を細かく指定しました。

カスタマイズ3「アンケート項目の追加」
新宿NSビルでは、会議室やイベントホールをご利用いただいたお客様に、使用後の感想アンケートをお願いしています。このアンケートの記入項目を、『KitFit施設予約』で管理できるよう、記入画面の追加を依頼しました。

カスタマイズ4「よく使うデータ絞り込み形式の初期値化」
『KitFit施設予約』には、施設予約データを「今現在の仮予約すべて」、「○月のキャンセルすべて」のように、色々な切り口でデータを絞り込む機能がついています。ただし、実際の業務では、項目の絞り込み方は一定です。
何度も同じ設定操作をしないですむよう、よく使う絞り込み設定については、手間をかけずダイレクトに表示できるよう、『KitFit施設予約』をカスタマイズしていただきました。

その他、「システム導入後に気がついた点」についても、逐次カスタマイズを依頼しています。

参考情報:都築電気が提出した「カスタマイズ要望への回答書」の抜粋
新宿NSビルからの要望対応KitFitでの
カスタマイズ
対応
1 予約確認書兼請求書および精算書の会社名表示を、レイアウトの最長表示になるよう変更して欲しい。

例:会社名1 18文字 + 会社名2 7文字
現在36Byte(全角18文字)の出力桁数を増加させる。
・フォントを下げない場合、48Byte(全角24文字)が最大値となります。
・フォントを下げると56byte(全角28文字)が最大値となります。

■前提:印刷プログラムの変更で対応。
帳票フォーマットを変更せずに、空きスペースの範囲内での調整とする。
改修
2 「予約確認書 兼 請求書」のタイトル名の変更機能

「予約確認書 兼 請求書」タイトルが「精算金」のものが欲しい。
「予約確認書 兼 請求書」を初期表示し、必要に応じて、上書き変更できるようにする。
(「精算書」に限らず、他の名称にも変更可)
改修
3 精算書を分割して出力する時に、精算書日付を無条件にPC上のDATE日付に変更して欲しい。 現在画面に初期値はシステム日付を表示している。分割出力する場合に、過去データの呼び出しをすると前回の日付が出力されるのを、無条件にシステム日付(常に本日)で出力されるように変更する。 改修
4 予約検索(汎用検索) 値引きを含めた合計金額で表示して欲しい

明細は表示したいが、金額はサマリで表示したい。
特殊な演算も必要であり、汎用検索では対応不可。予約検索一覧をベースとした、Excel出力機能を1本追加開発します。(お客様運用は操作がワンタッチで簡単になります)

■前提:出力項目は予約検索一覧と同じとし、金額をExcelにて集約して表示する。
新規

■ 『KitFit施設予約』への評価

― 半年間、使ってみて分かった、『KitFit施設予約』の評価についてお聞かせください。

『KitFit施設予約』への評価 メインイメージ

『KitFit施設予約』は当初の期待通りに動作しており、満足しています。

気になる点が見つかった場合は、都度、要望を出し、その都度、対応いただいています。
使いながらでも少しづつ直していける、
セミオーダーシステムの良いところです。

従来のシステムに比べて、良くなった、使いやすくなったと思う点は次のとおりです。


KitFit施設予約導入効果ポイント1

システムの動作が速くなり、そのぶん業務効率が上がった!


従来のシステムは、動作速度が低速でした。お客様から電話で「○月○日に、○○号室は空いていますか」と質問された場合でも、それをシステムで検索して、結果が返ってくるまでに、ざっと10秒はかかっていました。電話の10秒は非常に長い時間です。お客様をお待たせする気まずい時間は、こちらにとっても苦痛でした。場合によっては、「調べて折り返しお電話します」と対応することもありました。

しかし、『KitFit施設予約』は、さくさく高速に動くので、もうお客様をお待たせすることはありません。


KitFit施設予約導入効果ポイント2

予約管理データの一覧性が向上し、問い合わせに素早く答えられるようになった!


従来のシステムは、画面上に「特定の部屋の、特定の日の稼働状況」しか表示されませんでした。この場合、お客様から「この会議室の3月1日と10日と25日の空き状況を教えてください」と問い合わせ電話があったとして、検索を、「3月1日/10日/25日の空き情報検索」のように、3回行う必要があります。しかも1回の検索ごとの所要時間は10秒です。お客様に回答するまでに、とても長い時間がかかっていました。

しかし、『KitFit施設予約』では、「特定の部屋の、その月の稼働状況」が、24インチの画面に、一覧表示されるので、情報検索は一回ですみます。以前に比べて、お客様対応の時間が大幅に短縮されました。


KitFit施設予約導入効果ポイント3

週間予定表が作りやすくなった


施設予約部門では、「各会議室・ホールの、その週の使用状況」を記した週間予定表を、毎週、Excelで作成しています。他の部門は、この週間予定表を見て、その週の清掃や防災のダンドリを考えます。『KitFit施設予約』では、会議室の稼働状況をCSV出力できるので、以前に比べて、週間予定表の作成が簡単になりました。

■ 『KitFit施設予約』の導入を検討しているユーザーへのアドバイス

― 現在、会議室予約システムの導入を検討している企業の担当者に向けて「先輩ユーザー」としてアドバイスなどあればお聞かせください。


『KitFit施設予約』についていえば、セミオーダーという仕様の良さを十分に享受できるよう、導入前のヒアリングの時に、都築電気に、自分たちの要望をなるべく具体的に伝えることをおすすめします。
気がついたことは何でも言ってみれば良いのです。事前に要望を伝えておけば、相当量の要望が、 カスタマイズ対応してもらえます。

■ 今後の期待

― 都築電気への今後の期待をお聞かせください。


新宿NSビルは、今後も、お客様のお役に立つ商業ビルとして、サービスや対応の品質をいっそう向上させていきたいと考えています。都築電気には、今後も高い技術と優れたサポートを通じて、新宿NSビルの顧客満足度向上の取り組みを、後方支援していただくことを希望します。引き続き、よろしくお願いします。

新宿NSビル様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。

※ 取材日時 2013年8月
※ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。

※ 取材制作:カスタマワイズ

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